Power Bi wurde im Juli 2015 von Microsoft veröffentlicht. Das BI-Tool soll Nutzern ermöglichen, die Datenanalyse zu vereinfachen und die Ergebnisse visuell darzustellen. In unserem Blog erfahren Sie alles, was Sie über PowerBI wissen müssen.
Lassen Sie uns starten!
Was ist Power Bi?
Power BI ist eine Business Intelligence (BI)-Plattform von Microsoft, die entwickelt wurde, um Unternehmen dabei zu helfen, Daten aus verschiedenen Quellen:
- zu integrieren,
- zu analysieren
- und zu visualisieren.
Das Tool bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten und Funktionen, um Datenanalysen und visuelle Berichte zu erstellen, die Geschäftsentscheidungen unterstützen.
Sehen wir uns die einzelnen Bestandteile etwas genauer an.
Komponenten von Power BI
PowerBI besteht im Prinzip aus 3 Komponenten:
- einer Windows Desktop Anwendung: hiermit stellen wir die Verbindung zu unseren Daten auf, mit denen wir im Anschluss Datenmodelle erstellen und diese dann visualisieren
- dem Power BI-Service: hierdurch lassen sich die erstellten Reports in Dashboards anzeigen
- und der mobilen Power BI App: damit der Zugriff auf die Dashboards Ortsunabhängig gelingt, stellt Microsoft diese App zur Verfügung
Sehen wir uns die einzelnen Komponenten nochmals im Detail an.
1. Power BI Desktop:
Power BI Desktop ist eine Windows-Anwendung, die zur Erstellung von Berichten und Datenmodellen verwendet wird. Hier können Benutzer Daten aus verschiedenen Quellen
- importieren,
- bereinigen
- und transformieren
sowie interaktive Visualisierungen erstellen.
Für alle Mac-Nutzer die schlechte Nachricht zuerst, die PowerBI Desktop Version funktioniert leider aktuell nur auf einem Windows PC.
2. Power BI Service:
Der Cloud-basierte Dienst Power BI Service ermöglicht es Nutzern ihre Berichte
- zu veröffentlichen,
- zu teilen
- und gemeinsam an diesen zu arbeiten.
Der Dienst unterstützt die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Berichte von überall aus.
3. PowerBi Mobile Apps:
Die Apps von MS Power BI funktionieren mit Windows, iOS und Android. Sie ermöglichen es Nutzern die Berichte von Unterwegs abzurufen und mit anderen Nutzern zu interagieren.
4. PowerBI Report Server:
Bei der BI Lösung handelt es sich um einen Server der es Unternehmen ermöglicht, Berichte auf ihren eigenen Servern zu hosten und zu verwalten.
5. Power BI Report Builder:
Mit dem Tool ermöglicht Microsoft den PowerBI-Nutzern die Erstellung von paginierten Berichten, die für das Drucken und das Erstellen von Dokumenten im traditionellen Format optimiert sind.
Nun wissen wir, aus was sich PowerBI zusammensetzt, aber wie funktioniert der Datenimport? Hierfür gibt es 3 Möglichkeiten:
- Manuelles Einlesen von Dateien: Wir rufen die Dateitypen aus Datenquellen ab
- Das Nutzen von Inhaltspaketen: Es liegen bereits vorgefertigte Visualisierungen auf Basis bestimmter Datenquellen vor
- Die Anbindung von Datenbanken: Wir können durch PowerBI eine Schnittstelle zwischen lokalen Daten und cloudbasierten Diensten herstellen
Schauen wir uns nun, an welche Möglichkeiten die einzelnen Funktionen von Power BI bieten.
Funktionen und Möglichkeiten von Power BI
Microsofts Dashboard Plattform Power BI unterstützt die Integration einer Vielzahl von Datenquellen, sowohl aus klassischen Datenbanken (MS SQL, Redshift) als auch modernen Datenplattformen wie Databricks. Diese Quellen können
- Cloud-basierte Dienste,
- lokale Datenbanken
- oder einfache Dateien (z.B. Excel, CSV) umfassen.
Daten aus verschiedenen Quellen lassen sich außerdem problemlos kombinieren. Die Plattform bietet spezielle Konnektoren und Gateways wie Direct Query und Import, die den Zugriff auf diese Datenquellen erleichtern und sicherstellen, dass die Daten je nachdem in Batches oder sogar in Echtzeit aktualisiert werden (darauf kommen wir detaillierter im Punkt „Echtzeit-Datenanalyse“ zurück).
Datenmodellierung
Wir können komplexe Datenmodelle (z.b: Star Schema, KIMBAL) erstellen und verwalten durch die BI-Datenmodellierungsfunktion. Dies beinhaltet
- die Bereinigung und Transformation der Daten,
- das Definieren von Beziehungen zwischen verschiedenen Datensätzen (über eindeutige Keys/IDs)
- und das Hinzufügen von berechneten Spalten und Maßnahmen (Measures).
Die Funktionen werden direkt in PowerBI Desktop ausgeführt und bieten eine robuste Umgebung für die Erstellung präziser und aussagekräftiger Modelle.
Interaktive Visualisierungen
PowerBI bietet eine komplexe Bibliothek von Visualisierungstools wie
- Diagramme,
- Karten
- und Tabellen.
Wir können unsere Daten also auf vielfältige Art darstellen und durch wenige Klicks tiefer Einblicke in diese erhalten. Außerdem gibt es viele Custom Visuals wie z.B. ZebraBI, die uns bereits vorgefertigte Custom Visuals bereitstellen, die besondere Ansprüche an einheitliche Design-Standards legen. Nach unserer Erfahrung führt ZebraBI zu einer starken Beschleunigung der Entwicklung im Front-End und führt zu einheitlichen Standards im Reporting (nach IBCS).
Echtzeit-Datenanalyse
Ein weiteres Merkmal von Power BI ist die Fähigkeit, Echtzeit-Datenströme zu integrieren und zu analysieren. Das ist besonders sinnvoll in dynamischen Geschäftsumgebungen, in denen schnelle Entscheidungsfindung auf aktuellen Daten basieren muss.
Die Plattform ermöglicht die automatische Aktualisierung von Berichten und Dashboards, sobald neue Daten verfügbar sind. Wir können dabei zwischen der Direct Query Methode und dem direkten Import unterscheiden. Bei der Direct Query Methode werden keine Daten direkt in Power BI importiert. Stattdessen stellen wir Abfragen an die Daten in der Datenquelle selbst. Beim PowerBI-Import speichern wir die Daten im Cache.
PowerBI Import vs. Power BI Direct Query:
| Vorteile | Nachteile | |
| Import | 1. Hohe Leistung durch Vertipaq-Engine 2. Umfangreiche Nutzung durch DAX- und M-Funktion 3. Kombination von Daten aus verschiedenen Quellen möglich | 1. Verzögerung der Datenaktualisierung 2. Beschränkung der Datenmodell auf 1 GB (ohne Premium) 3. Methode kann nicht geändert werden, wenn gewählt |
| Direct Query | 1. Sofortige Datenaktualisierung 2. Kleinere Dateigröße, weniger Speicherbedarf 3. Keine Notwendigkeit zur Datenspeicherung im Power BI Service | 1. Geringere Leistung im Vergleich zu Import 2. Einschränkungen bei Transformationsfunktionen und DAX 3. Unterstützt nur eine Datenquelle und keine bidirektionale Filterung |
Was für Vorteile sich durch die hier vorgestellten Funktionen ergeben, sehen wir uns im nächsten Abschnitt an.
Vorteile der Verwendung von Power BI
Neben einer benutzerfreundlichen Oberfläche und der nahtlosen Integration zu anderen Microsoft Produkten wie Excel oder Azure Synapse bietet Power Bi eine Menge Vorteile, die wir im folgenden Vorstellen.
1. Benutzerfreundlichkeit und Integration
Power BI lässt sich nahtlos in andere Microsoft-Produkte wie Office 365, Excel und Azure Synapse und Microsoft Fabric integrieren. Die Vorkenntnisse im Umgang mit Microsoft-Tools erleichtern deswegen das Erlernen der BI-Oberfläche.
2. Kosten- und Zeiteffizienz
Einer der großen Vorteile der BI-Plattform ist der günstige Preis. Power BI Desktop ist kostenlos verfügbar und bietet viele Funktionen zur Berichtserstellung und -analyse und die kostenpflichtige Pro-Version ist vergleichsweise kostengünstig. Auch kleinere und mittlere Unternehmen schaffen es so schnell in die Umsetzung zu kommen und Dashboards zu erstellen. In der Praxis sehen wir dadurch allerdings häufig auch einen gewissen Wildwuchs, da Dashboards ohne einheitliche Entwicklungs- und Designstandards erstellt werden.
3. Umfangreiche Datenanalysemöglichkeiten
Mit Tools wie DAX, R- und Python-Skripten können wir komplexe Berechnungen durchführen und tiefere Einblicke in unsere Daten gewinnen. Echtzeit-Datenaktualisierungen und interaktive Visualisierungen unterstützen das Treffen von schnellen und fundierten Entscheidungen. BI Power bietet zudem einfache Prognosefunktionen, die es erleichtern, zukünftige Trends vorherzusehen und entsprechend zu handeln.
4. Sicherheit und Data Governance
Power BI sorgt dafür, dass Daten sicher und geschützt bleiben durch Berechtigungsdifferenzierung und Zugriffssteuerung. Die Daten werden zudem in sicheren Rechenzentren von Microsoft gespeichert, die strikte Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen erfüllen.
5. Einfache Zusammenarbeit
Berichte und Dashboards lassen sich in der BI-Plattform problemlos teilen und gemeinsam bearbeiten, unabhängig vom Standort.
Kostenmodell Microsoft PowerBI
Das Kostenmodell von Microsoft Power BI ist darauf ausgelegt, den unterschiedlichen Anforderungen und Budgets von Unternehmen jeder Größe gerecht zu werden. Es umfasst mehrere Stufen, die jeweils verschiedene Funktionen und Kapazitäten bieten.
Power BI Desktop ist die kostenlose Version, die im kostenlosen Microsoft Fabric Konto enthalten ist. Sie eignet sich besonders für Einzelanwender und kleine Teams, die grundlegende Datenanalysen und Visualisierungen durchführen möchten.
Power BI Pro kostet etwa 9,40€ pro Benutzer und Monat und eine Power BI Premium-Einzelbenutzerlizenz je 18,7€ pro Benutzer und Monat. Diese Version erweitert die Funktionen der Desktop-Version und ermöglicht es Benutzern, Berichte und Dashboards in der Cloud zu teilen, Echtzeit-Datenzugriff zu nutzen und in Teams zusammenzuarbeiten.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Kostenmodellen von Power BI.
Unterschiede zwischen PowerBI und anderen Business-Intelligence-Tools
Microsoft Power BI unterscheidet sich in mehreren Aspekten von anderen Business Intelligence (BI) Tools wie Tableau, QlikView und SAP BusinessObjects. Ein wesentlicher Unterschied liegt in der Integration und Benutzerfreundlichkeit. Power BI bietet eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Excel, Azure und Dynamics 365. Diese enge Verzahnung erleichtert es Benutzern, die bereits mit der Microsoft-Umgebung vertraut sind, schnell und effizient mit Power BI zu arbeiten. Dies kann insbesondere für Unternehmen, die bereits stark in die Microsoft-Ökosysteme investiert haben, von Vorteil sein und führte zu einem steigenden Marktanteil von PowerBi in den letzten Jahren.
Power BI zeichnet sich auch durch seine umfangreichen Datenanalysemöglichkeiten aus. Es unterstützt fortgeschrittene Analysefunktionen wie DAX (Data Analysis Expressions) für komplexe Berechnungen und die Integration von R- und Python-Skripten für tiefere statistische Analysen. Dies bietet eine hohe Flexibilität bei der Datenmodellierung und -analyse, die einige andere BI-Tools nicht in gleichem Maße bieten.
Ein weiterer Unterschied ist die Preisstruktur. PowerBI Desktop ist kostenlos verfügbar, was es kleinen und mittleren Unternehmen ermöglicht, BI-Funktionen ohne hohe Anfangsinvestitionen zu nutzen. Die Pro-Version bietet zusätzliche Funktionen zu einem relativ günstigen Preis im Vergleich zu anderen BI-Tools.
Im Vergleich mit Tableau, ist Power BI besonders relevant für Unternehmen, die bereits in die Microsoft-Umgebung investiert haben und eine kosteneffiziente Lösung suchen. Tableau hingegen bietet überlegene Visualisierungsfunktionen und ist daher für Unternehmen zu empfehlen, die höchste Ansprüche an die Datenvisualisierung und -analyse stellen.
Zudem profitiert Microsofts BI-Tool von einer großen und aktiven Community, die eine Fülle von Ressourcen, Tutorials und Support bietet und kann auch von weniger erfahrenen Nutzern schnell erlernt und genutzt werden.
Tipps zur effektiven Nutzung von Power BI
Um das volle Potenzial von der BI-Plattform auszuschöpfen, ist es wichtig, kontinuierlich in Schulungen und Weiterbildung zu investieren. Microsoft bietet Online-Dokumentationen, Lernpfade und Schulungsvideos, die Benutzern helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Drittanbieter, die spezialisierte Kurse und Zertifizierungen anbieten, um tiefergehende Kenntnisse und praktische Erfahrungen zu vermitteln.
Hier fassen wir Ihnen nützliche Tipps zusammen, die uns bei dem Einsatz des MS BI-Tools geholfen haben.
| Datenquellen richtig verbinden | Eine zentrale Fähigkeit in Power BI ist das Verbinden und Verwalten von Datenquellen. Nutzen Sie die Konnektoren und Gateways von Power BI, um Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren. Aktualisieren Sie die Datenquellen regelmäßig und achten Sie auf hohe Datenqualität für präzise Analysen. |
| Regelmäßige Updates | Microsoft bringt oft Updates für Power BI raus, die neue Funktionen, Verbesserungen und Sicherheitsupdates bieten. Installieren Sie diese Updates, um immer die neuesten Tools zu nutzen. Abonnieren Sie die offiziellen Power BI-Blogs und -Newsletter, um aktuell informiert zu bleiben. |
| Best Practices | 1. Erstellen Sie leicht verständliche Datenmodelle mit aussagekräftigen Namen für Tabellen und Spalten (z.B. dim_ für Dimensionstabellen und fakt_ für Faktentabellen). Dokumentieren Sie wichtige Berechnungen und Beziehungen. 2. Setzen Sie auf klare und prägnante Visualisierungen, die die wichtigsten Erkenntnisse hervorheben. Vermeiden Sie überladene Dashboards und achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit. 3. Nutzen Sie die Interaktivität von Power BI. Drill-Down-Funktionen ermöglichen detaillierte Analysen und das Untersuchen spezifischer Datenpunkte. Dynamische Measures erhöhen die Informationsdichte pro Seite (z.B. für unterschiedliche KPIs). |
| Sicherheit und Zugriffssteuerung | Nutzen Sie die Sicherheits- und Zugriffssteuerungsfunktionen von Power BI, um eine sichere Datenumgebung zu schaffen. Definieren Sie Berechtigungen und Rollen, damit nur autorisierte Benutzer auf sensible Daten zugreifen können. Überwachen und verwalten Sie den Datenzugriff regelmäßig, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.Oft hilft es diese Regeln bereits im Quellsystem (z.B. Fabric oder Databricks) zu definieren. |
Microsoft bietet zudem verschiedene Schulungsmöglichkeiten für Power BI-Nutzer, wie Microsoft Learn.
Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie wir Power BI für eines unserer Kundenprojekte erfolgreich implementiert haben.
Anwendungsfälle von PowerBi
1. KPI-Dashboard für einen weltweit agierenden Logistikkonzern
Unser Kunde, ein weltweit tätiger Logistiker mit über 16 Tochtergesellschaften, hilft Unternehmen dabei, ihre Supply Chain zu optimieren und komplexe Logistikvorhaben abzudecken, dazu zählen Dienstleistungen wie See- und Landfracht.
Im Zuge eines globalen Transformationprojekts wurde ein neues Microsoft Dynamics System im Bereich Customer Service eingeführt, welches erstmals eine einheitliche Datengrundlage für die Customer Service Prozesse in allen 16 Ländergesellschaften bietet. Mit diesen neuen Daten war es zum ersten Mal möglich, ein einheitliches PowerBi KPI Dashboard zu nutzen, um die Landesgesellschaften anhand einheitlicher KPIs zu messen und zu steuern.
Die erste Herausforderung bestand darin, auf Basis der umfangreichen MS Dynamics Datenmodelle (z.B. First Resolution Time, SLAs, Average Resolution Time, Number of Tickets Answered per Workday) standardisierte PowerBI Reports zu erstellen. Hierfür wurde ein Star Schema als Datenmodell entwickelt, um eine große Faktentabelle und diverse Dimensionstabellen zu erstellen und über 2 Millionen jährlich erstellte Cases systematisch und nach Dimensionen (z.B. Service-Mitarbeiter, Ländergesellschaft, Kunden) auszuwerten.
Nach der Definition der gewünschten Datenstruktur und der Programmierung der Datenanbindung an das Microsoft Dynamics System erstellte unser Datasolut Team mit den Fachbereichen des Kunden (zentrales CS Team) eine Strategie sowie die relevanten KPIs und Dimensionen. In Summe wurden über 16 Berichtsseiten entworfen, die die wichtigsten KPIs mit Vormonats-/Vorjahresvergleichen vergleichen und eine hohe Anzahl an Informationen je Seite beinhalteten (durch dynamische Measures). Ein täglicher Daten-Refresh ermöglichte aktuelle Analysen.
Das Ergebnis war ein interaktives Dashboard, das die Berechnung von KPIs vollständig automatisierte und den über 1.000 Mitarbeitern der Ländergesellschaften eigenständige Analysen ermöglichte.
Hier geht es zur ausführlichen Case Study.
Fazit
PowerBI ist ein führendes BI-Tool, das sich durch Benutzerfreundlichkeit, nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem und flexible Preisgestaltung auszeichnet. Es ermöglicht unseren Kunden, Daten aus verschiedenen Quellen zu aggregieren, zu transformieren und Dashboards zu erstellen. Wir können das System sowohl für Teams als auch für große Unternehmen einsetzen, von der kostenlosen Desktop-Version bis hin zu umfangreichen Premium-Lizenzen.
Sie interessieren sich für Datenanalysen in Ihrem Unternehmen und brauchen Starthilfe? Dann kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
FAQ – Die wichtigsten Fragen schnell beantwortet
Mit Power BI kann man Daten aus verschiedenen Quellen integrieren, transformieren und daraus Dashboards erstellen, um auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens (operative vs. Dashboards zur Steuerung) bessere Entscheidungen zu treffen.
PowerBi Desktop ist die Entwicklungsanwendung für PowerBi, die nur auf Microsoft-Systemen verfügbar ist. Hier arbeiten Entwickler an ihren Datenmodellen und Dashboards, um in einem zweiten Schritt ihre Ergebnisse in PowerBi (Web-Applikation) für Business User zu veröffentlichen. PowerBi Desktop kann nur auf Microsoft Systemen installiert werden und läuft nicht auf MAC.
Die ersten Schritte in Power Bi sind nicht schwer zu erlernen, wenn man bereits mit Microsoft Produkten vertraut ist. Die Komplexität und die Anforderungen steigen jedoch, sobald mehrere DAX-Formeln verwendet werden und die Datenmodelle und Verbindungen komplizierter werden. PowerBi ist ein klarer Fall von: „easy to learn hard to master“.
Um als Entwickler mit PowerBi arbeiten zu können und die Möglichkeit zu haben Reports in PowerBi Desktop zu erstellen benötigt man eine kostenpflichtige Lizenz.
Eine Power BI Premium-Einzelbenutzerlizenz kostet bei Microsoft 18,7 € pro Monat. Für kleinere Unternehmen könnte auch schon eine Power Bi Pro Lizenz für 9,4 € ausreichend sein.
Power BI ist geeignet für Unternehmen jeder Größe, die ihre Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen (Relationale Datenbanken, CSV, Excel, Databricks, Fabric) anbinden und auswerten wollen, um daraus besser Entscheidungen abzuleiten.
Power BI kann interaktive Dashboards und Echtzeit-Datenvisualisierungen erstellen und nahtlos mit verschiedenen Datenquellen (z.B. relationalen Datenbanken) integrieren, was Excel nicht kann. Außerdem kann man mit PowerBI größere Datensätze analysieren und hat keine Zeilenbeschränkungen wie in Excel. Außerdem ist das teilen von Analysen über Dashboard möglich was bei Excel nicht so einfach ist.