ABC-Analyse: Praxisbeispiele inkl. Vorlage zur Berechnung

Hier erfahren Sie, wie Sie Kundendaten mit der ABC-Analyse klassifizieren und so Prioritäten im Marketing setzen. Wir zeigen Ihnen an einem Beispiel wie die ABC-Analyse funktioniert und welche Vor- und Nachteile diese bei der Kundensegmentierung hat.

Viele Kunden aber wenig Zeit? Die Herausforderung kennen viele Unternehmen. Eine Möglichkeit, schnell die Kunden mit wichtigen Anfragen zu identifizieren ist die Analyse durch ABC. Wie das funktioniert, welche Vor- und Nachteile sich dabei bieten erklären wir Ihnen hier. Wir geben Ihnen außerdem Beispiele für die ABC-Analyse.

Lassen Sie uns ins Thema einsteigen!

Definition: Was ist die ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse ist ein bekanntes und häufig verwendetes Instrument aus der Betriebswirtschaftslehre. Sie geht auf H. Ford Dickie zurück, der sie in den 1950er Jahren als Werkzeug für Unternehmen nutzte, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.[1]

Hintergrund: Grundlage für die die Entwicklung der ABC Analyse in der BWL waren die Arbeiten von Vilfredo Pareto und Max Otto Lorenz. Nach dem Pareto-Prinzip machen 20 % der Kunden 80 % des Umsatzes aus – die „80/20-Regel“. Lorenz beschrieb ungleiche statistische Verteilungen mit der später nach ihm benannten Lorenz-Kurve. Diese Theorien bilden den wissenschaftlichen Hintergrund der ABC Klassifizierung.

Ganz allgemein unterteilt die ABC Analyse in der BWL Objekte in die drei Klassen:

• A: Elemente mit höchster Wichtigkeit
• B: Weniger wichtige Elemente
• C: Eher unwichtige Elemente

Diese Erklärung ist bewusst weit gefasst, denn weder das Kriterium zur Bestimmung der „Wichtigkeit“ noch die Art der erfassten Objekte ist streng definiert. 

Die ABC-Analyse wird häufig im Zusammenhang mit einer Kundensegmentierung verwendet. Hier teilen wir Kunden den Gruppen A, B und C zu. Zum Thema Kundensegmentierung haben wir einen eigenen, umfassenden Beitrag veröffentlicht.

In der Praxis sind die untersuchten Elemente häufig Kunden oder Produkte, es können aber ebenso Ressourcen sein. Die häufigsten Merkmale, nach denen die ABC Klassifizierung vorgenommen wird, sind Umsatz und Kosten.

Sehen wir uns nun an, wie wir die ABC-Analyse berechnen.

Wie wird die ABC-Analyse berechnet?

Die Vorgehensweise für die Berechnung der ABC-Analyse ist immer ähnlich. Grundlage für die Analyse sind die im Unternehmen vorhandenen Daten, zum Beispiel zu Kunden und Umsatz. 

Sehen wir uns den Prozess der Berechnung der ABC-Analyse genauer an.

Schritt 1: Wenn wir Auswertungen vornehmen, fassen wir die Datensätze zunächst übersichtlich in einer Liste zusammen. Das hilft dabei, einen ersten Überblick zu gewinnen. Ein erfahrener Analyst sollte an dieser Stelle unbedingt schauen, ob eine Klassifizierung überhaupt sinnvoll ist.

Voraussetzung ist nämlich, dass sich die Elemente im betrachteten Merkmal deutlich unterscheiden. Oder praxisbezogener formuliert: Kunden nach ihrem Umsatz in Gruppen zu unterteilen ist nur dann sinnvoll, wenn die Umsätze der „guten“ Kunden deutlich über denen der „schlechten“ Kunden liegen. Erfahrungsgemäß trifft das bei fast allen Unternehmen zu. 

Schritt 2: Im nächsten Schritt erfolgt die Arbeit, die am meisten Fingerspitzengefühl erfordert und am besten in Zusammenarbeit mit Fachexperten erfolgen sollte: Die Festlegung der Grenzen zwischen den Kategorien der ABC-Analyse. Wer gehört zu Gruppe A, wo liegt die Trennlinie zwischen B und C? 

Es hat sich etabliert, mit bestimmten Prozentsätzen zu arbeiten. Im Fall einer Kunde-Umsatz-Beziehung sollte die Gruppe A etwa 60 % bis 80 % des Gesamtumsatzes ausmachen.[2] Auf Gruppe B entfallen 10 % bis 25 % und der Rest wird unter C zusammengefasst. 

Hier ein Beispiel für die Zuordnung der Kategorien in der ABC-Analyse: In der unten stehenden Auflistung sehen wir, wie die Kunden eines Unternehmens dem Umsatz nach absteigend sortiert wurden. 

Schritt 3: Nicht zuletzt geben die betrieblichen Rahmenbedingungen ein Verteilungsmuster vor: Wer die im Eingang erwähnten 2.500 Kunden intensiv betreuen kann, sollte diese Kapazität voll ausnutzen. Allerdings ist nicht nur die Gruppe A von Interesse, wie die im nachfolgenden Beispiel aufgeführten Überlegungen zeigen.

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Sehen wir uns nun das Beispiel einer ABC-Analyse an.

ABC-Analyse an einem Beispiel einfach erklärt

Nehmen wir als Beispiel der ABC-Analyse an, dass ein Unternehmen 20.000 Kontakte hat und die Kapazität besitzt, 2.500 Kunden intensiv zu betreuen – zum Beispiel mit persönlichen Beratern. Die Statistiker beginnen nun damit, eine ABC-Analyse zu rechnen und teilen die Kunden gemäß Schema in die Gruppen ein. 

In Anbetracht des Aufwandes sollte das Unternehmen nun gewinnbringende Erkenntnisse aus dieser Untersuchung ziehen. Wie berechnen wir die ABC-Analyse? Das konkrete Vorgehen unterscheidet sich je nach Gruppe:

Klasse A: Gute Kunden sollten gute Kunden bleiben

Vermutlich kennen Sie die Folgerungen aus der ABC-Analyse bereits aus Kundensicht – und manchmal schmeckt das Ergebnis süß. Ein einfaches Beispiel: Als Stammkunde beim Bäcker gibt es von Zeit zu Zeit ein Rosinenbrötchen geschenkt. Warum das? Um Ihnen eine Freude zu machen, Sie als Kunde wertzuschätzen – und um Sie als guten Kunden nicht zu verlieren.

Ganz ähnlich funktioniert das Modell in jedem anderen betrieblichen Umfeld. Je nach Branche erhalten die A-Kunden besondere Angebote, eine persönliche Betreuung oder exklusive Mails. Ebenso sollte der Betrieb lange Wartezeiten oder ähnliche Unannehmlichkeiten für diese Kunden unbedingt vermeiden. Also die komplette VIP-Behandlung.

Sie möchten sich an einer ABC-Analyse in Excel probieren? Dann finden Sie hier eine passende Vorlage: Vorlage ABC-Analyse Excel

Klasse B: Anreize zum Aufstieg schaffen

Die Welt besteht nicht nur aus A-Kunden. Für das Unternehmen ist es daher wichtig, auch die Gruppe B zu betrachten. Diese Kunden bieten oftmals ein großes Potential für noch mehr Interaktionen. Hauptmotivation ist es hier, den Umsatz zu steigern und aus einem B-Kunden langfristig einen A-Kunden zu machen. 

Wir empfehlen daher, die vorhandenen Ressourcen nicht nur auf A-Kunden zu zentrieren. Eine persönliche Betreuung der Kunden aus Klasse B kann sich ebenfalls auszahlen.

Klasse C: Normale Betreuung – geringer Aufwand

Statistisch ist die Gruppe C in aller Regel am größten, für den Umsatz jedoch eher unbedeutend. Kontakte aus dieser Klasse erhalten daher den üblichen Service ohne besonders intensive Betreuung.

Die ABC-Analyse lässt sich hervorragend über einfache Berechnungen in den täglichen Workflow einbinden: 

Die passende Software ermöglicht eine bedarfsgerechte Ansprache und hilft die Ressourcen effektiv zu verteilen. Wenn im Rahmen der ABC-Analyse Aufgaben anfallen, die darüber hinausgehen, lässt sich das manuell an zentraler Stelle steuern.

Da zu viele Zahlen unübersichtlich wirken können, hat es sich bewährt, die ABC-Analyse mittels Berechnung grafisch zu veranschaulichen. Dafür wird der kumulierte Umsatz gegen die Kunden aufgetragen – links der Kunde mit dem höchsten Anteil am Gesamtumsatz. 

Es ergibt sich eine Lorenzkurve, die mehr oder weniger stark von der Gleichverteilung abweicht. Das ist gut, denn je größer die Abweichung ausfällt, desto erfolgversprechender ist das ABC-Konzept.

Schauen wir uns die Berechnung der ABC-Analyse am Beispiel von Excel an.

ABC-Analyse in Excel

Das oben gezeigte Beispiel können Sie ganz einfach in Excel nachbauen. Dazu haben wir Ihnen ein Excel vorbereitet, wo Sie nur noch Ihre Zahlen eintragen müssen:

ABC-Analyse Excel-Vorlage: Hier können Sie unsere Excel-Vorlage herunterladen.

Wichtig: Dieses ABC Analyse Beispiel konzentriert sich auf die Kunden-Umsatz-Beziehung. Für andere Zusammenhänge wie Kosten und Nutzen oder Artikel und Umsatz lassen sich ähnliche Überlegungen anstellen.

Vor- und Nachteile der ABC-Analyse

Nun bleibt noch die alles entscheidende Frage: Ist die ABC Analyse für Ihr Unternehmen sinnvoll? Das lässt sich nur im Einzelfall beantworten und für einen guten Überblick sehen wir uns sowohl die Vor- als auch die Nachteile an. (In aller Regel überwiegen jedoch die Vorteile).[3] 

Die Vorteile für Ihr Unternehmen

Die für eine ABC-Analyse mit Berechnung anfallende Arbeitszeit ist vergleichsweise gering: Selbst große Datenmengen von Millionen Kunden lassen sich dank der einfachen Auswahlkriterien schnell auswerten. Zugleich ermöglicht die Methode, vorhandene Ressourcen künftig effizienter zu nutzen und trägt maßgeblich zur Identifizierung von Top-Kunden bei. 

Die Nachteile der ABC-Analyse

Verfahrensbedingt kann die ABC-Analyse nur die Ist-Situation berücksichtigen. Was ist jedoch, wenn sich in der Gruppe C ein Großkunde befindet, der Ihr Unternehmen mit einer kleinen Bestellung ausprobieren wollte? 

Dieser fällt leider nicht in das Schema für die intensive Betreuung. Auf der anderen Seite kann es passieren, dass ein einmaliger Großbesteller in Kategorie A eingestuft wird, obwohl er keine weiteren Käufe plant. Die detaillierte Betrachtung inklusive Auftragshistorie und Einschätzung für die Zukunft fällt durch das Raster der ABC-Analyse.[4]

Zudem ist die Einteilung in die Gruppen immer ein diskussionswürdiger Aspekt. Es kann passieren, dass gerade in den Grenzbereichen manuelle Anpassungen nötig sind.

Unsere Empfehlung: Natürlich sind wir daran interessiert, Ihnen Machine Learning basierte Methoden näherzubringen, aber das auch mit guter Begründung! Es gibt neben der ABC-Analyse die Möglichkeit beispielsweise eine clusterbasierte Analyse durchzuführen. Der Vorteil der KI basierten Clusteranalyse: Wir können sowohl aktuelle Kunden als auch Neukunden berücksichtigen und lassen mehrere Kriterien (wie z.B. Kundendaten, Kaufverhalten, Umsatz, und vieles mehr) in die Analyse einfließen. 

So wird sowohl für B2B- als auch für B2C-Unternehmen eine Methode geboten, die Kunden nach ihrem Wert für das Unternehmen zu sortieren. Und das aktuell, automatisiert und datenbasiert. Hier haben wir einen umfassenden Beitrag verfasst, rund um das Thema Kundensegmentierung.

Anwendungsgebiete der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse lässt sich vielfältig anwenden. Typische Anwendungsgebiete der ABC-Analyse sind für

• die Logistik
• das Produkt- und Projektmanagement
• und das Kunden- und Zeitmanagement.

Schauen wir uns das im Einzelnen an.

ABC-Use-Case in der Logistik

Stichwort Warensortierung: Sie können die ABC-Analyse dafür verwenden, die Waren nach ihrer Kaufwahrscheinlichkeit zu sortieren. Dadurch entgehen Sie der Herausforderung nicht genügend Top-Seller im Lager zu haben und somit Kaufabschlüsse zu verpassen. Der Lagerplatz kann außerdem optimal genutzt werden.

Kundenmanagement mit ABC-Analyse

Wie weiter oben schon angeführt lassen sich Kunden nach ihrem Potenzial ordnen. Dadurch können Sie Ihre Marketing- und Vertriebsstrategien genau auf die Kunden ausrichten, die am meisten Potenzial für Ihre Organisation zeigen. Marketingbudget wird gespart und auch der Einsatz von Mitarbeitern erfolgt wesentlich effizienter.

Projekt- und Zeitmanagement

Stellen Sie sich vor, Sie können Aufgaben, Termine und Projekte nach ihrer Dringlichkeit automatisch sortieren. Sie entscheiden dabei nach welchen Faktoren die Klassifizierung erfolgt: Nach Kosten, nach Effizienz oder nach der Bedeutung der Aufgabe für den Fortschritt in Ihrem Unternehmen?

Anwendungsfall: Lagerbestandsmanagement im Einzelhandel durch ABC-Analyse

Ein Einzelhändler möchte seine Lagerbestände optimieren, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Dazu setzt er die ABC-Analyse ein, um die Produkte im Sortiment nach ihrem Wert und ihrer Bedeutung für den Umsatz zu kategorisieren. Er geht dabei wie folgt vor:

1. Datenbasis schaffen: Der Händler analysiert die Verkaufsdaten des letzten Jahres und berechnet den Umsatzanteil jedes Produkts.
2. Klassifizierung der Produkte:
   • A-Produkte: Die 20 % der Artikel, die 80 % des Umsatzes ausmachen. Diese Produkte sind besonders wichtig und erfordern eine hohe Verfügbarkeit. Sie werden regelmäßig nachbestellt und ihre Lagerbestände werden engmaschig überwacht.
   • B-Produkte: Die nächsten 30 % der Artikel, die etwa 15 % des Umsatzes generieren. Diese Produkte haben mittlere Priorität und werden in moderaten Mengen gehalten.
   • C-Produkte: Die restlichen 50 % der Artikel, die nur 5 % des Umsatzes ausmachen. Diese Artikel werden selten nachgefragt und nur in geringen Mengen auf Lager gehalten.
3. Maßnahmen ableiten:
   • Der Händler konzentriert sich auf die Optimierung der Bestände der A-Produkte, um Lieferengpässe zu vermeiden und den Umsatz zu maximieren.
   • Für B-Produkte wird ein bedarfsgesteuertes Bestellverfahren implementiert.
   • Bei C-Produkten werden Lagerbestände reduziert, um Lagerkosten zu senken und weniger Kapital zu binden.

Durch die Anwendung der ABC-Analyse kann der Einzelhändler seine Ressourcen gezielt einsetzen, die Lagerkosten optimieren und die Verfügbarkeit der wichtigsten Produkte sicherstellen.

Fazit – Die ABC-Analyse als gute Basis

Wir haben mit der ABC-Analyse eine einfache Methode zur Klassifizierung Ihrer Kunden kennengelernt. Und wir haben gesehen, wie diese Klassifizierung die Priorisierung unterstützt und nachvollziehbar macht. Die Einfachheit ist der größte Vorteil der ABC-Analyse, aber auch ihr entscheidender Nachteil (wenn mehr als eine Kennzahl berücksichtigt werden muss oder ein prognostischer Ansatz benötigt wird).

Sollte es etwas komplexer sein? Das nächste Level erreichen Sie z.B. mit einer RFM-Analyse oder mit der Königsklasse: Die Kundensegmentierung mit Machine Learning.

Sie möchten gerne persönlich erfahren, welche Vorteile Machine Learning in der Kundensegmentierung bringt und wie Sie das System in Ihren Prozessen einfach implementieren können? Dann melden Sie sich gerne bei uns!

FAQ – Die wichtigsten Fragen schnell beantwortet

Weitere Quellen:

[1] H. Ford Dickie: ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies. In: Factory Management and Maintenance, 6(1951)109, pp. 92–94.
[2] https://www.business-wissen.de/hb/abc-analyse-am-beispiel-erklaert/
[3] https://wiki.hslu.ch/controlling/ABC-Analyse#Vor-_und_Nachteile
[4] https://de.ryte.com/wiki/ABC-Kundenanalyse

Vinzent Wuttke

Leiter Business
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